Control y rapidez en la administración de ventas de una empresa grande
Para el negocio de nuestro cliente —digámosle ACME 🧨— la flexibilidad del servicio es clave, pero les generó un problema crítico en el tiempo: la administración de las ventas era un caos. Información dispersa, varios sistemas desconectados y equipos administrativos luchando por mantener el control sin afectar la calidad del servicio.
Diseñamos un web app adaptado a su realidad. Los ayudamos a reducir los tiempos de facturación de ventas en 5-6x y habilitamos a la gerencia para tomar decisiones más informadas y oportunas.
Hoy todos los equipos administrativos de ACME en Chile adoptaron la herramienta y está planificado expandirla a varios países latinos donde prestan servicios.
En mi rol como solo-designer participé desde el inicio entendiendo el problema. Entrevisté a stakeholders y usuarios. Investigué con los equipos en terreno para conocer sus procesos y necesidades. Diseñé prototipos, los probé con usuarios y los mejoré. Construimos un sistema de interfaces accesible, consistente y ordenado para el traspaso a desarrollo.
Gestor administrativo de contratos con clientes
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Para habilitar un nuevo contrato de servicio, necesitan cumplirse varias tareas administrativas que se resuelven en distintos días y momentos. Era complicado conocer el estado de avance de esas tareas y la información quedaba entre correos y papeles.
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Para eso diseñé un formulario estructurado según la lógica del proceso, comunicando qué está listo, qué falta y qué requiere atención, facilitando una experiencia fluida y orientada al control. Incluí un indicador de progreso para motivar a los usuarios a completar el formulario, usando a favor el sesgo Endowed Progress Effect.
Personalización de estados de pago
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Los estados de pago se adaptan a necesidades operativas de los clientes. Los usuarios necesitan modificar precios, cobrar proyecciones de venta de forma anticipada y elegir cuáles ventas incluir y cuáles no. Para esto tenían que navegar repetidamente entre páginas pesadas y revisar tablas con un mucha información que no necesitaban.
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Hicimos una vista que muestra solo lo que necesitan ver, con acceso a los detalles cuando sea necesario. Aquí pueden personalizar los datos en una misma página y hacer solicitudes para modificar datos sensibles que requieren aprobación de supervisores.
Supervisión y aplicación automática de acuerdos de negocio
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Con clientes se negocian precios variables por demanda y cantidades de venta mínima por producto. Los equipos tenían que hacer tareas manuales y estar atentos para poder cumplirlos, pero muchas veces no lo hacían a tiempo y se convertían en problemas administrativos del mes siguiente.
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Diseñamos funcionalidades que permiten configurarlos una sola vez y aplicarlos de forma automática, calculando los montos que corresponden y recibiendo notificaciones a tiempo.
Flujos de revisión y aprobación de procesos
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Las modificaciones de datos sensibles necesitan ser aprobadas por supervisores. La comunicación por correos con archivos adjuntos lo hacía complicado y se hacían modificaciones sin supervisión ni trazabilidad.
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Ahora los usuarios pueden hacer modificaciones y los supervisores automáticamente reciben solicitudes ordenadas, específicas y contextualizadas. Pueden aprobar, rechazar, solicitar ajustes, ver historiales y tener trazabilidad de todas las decisiones tomadas. Los analistas pueden conocer el estado de sus solicitudes y quiénes son responsables de revisarlas.
